Conciliação de cartões: você pode estar perdendo muito dinheiro

Você conseguiria confirmar que tudo o que você vende através das famosas maquininhas de cartão está sendo creditado em sua conta? Será que você consegue realizar a gestão de toda a movimentação financeira? Pois é. Muitos empresários estão perdendo dinheiro quantias significativas de dinheiro sem saber.

Isso acontece porque a conciliação de cartões é um assunto que deve ser tratado com cuidado redobrado. Uma empresa que mantém parte do seu faturamento exposto pode acabar abrindo portas para problemas futuros, como contas que, no final da conta, nunca batem de maneira perfeita. Muitos empresários não tem pleno conhecimento da realidade que ele vive diariamente, ele está mais preocupado com o que cai em conta, do que o que é cobrado, ou seja; os custos altíssimo de muitas despesas e custos ilegal ele nem presta atenção.

Quer saber mais sobre a conciliação de cartões de crédito, vale refeição e voucher? Então continue lendo este artigo com o máximo possível de atenção.

O que é a conciliação de cartões?

Resumidamente, uma conciliação consiste na validação de dados em comum entre duas ou mais bases, considerando sempre uma base principal e uma base de comparação.

Vamos imaginar que você tem fatura do seu cartão em mãos, com a lista de todas as compras efetuadas em um determinado mês. Além disso, você também está com os cupons fiscais para comparar os gastos. A conciliação é exatamente essa ação, onde você confrontaria se o que está na fatura é aquilo que você gastou.

No mundo corporativo, esse movimento é fundamental para a garantia de um crescimento financeiro sadio e sustentável. Por isso, vamos explicar a seguir quais são os tipos mais comuns do mercado.

Conciliação de vendas

É muito comum que a compra do cliente seja aprovada na maquineta, mas a venda não seja registrada pela operadora de cartão. Nesse tipo de conciliação, todo cuidado é pouco. O ideal é que o calendário de vendas seja acessado diariamente e que todas as filipetas sejam registradas.  Nossa dica é: Sempre confira se as vendas já registradas estão corretas!

Conciliação de pagamentos

Nessa tarefa, concilia-se as vendas em busca de garantir que os seus pagamentos serão realizados. É possível acompanhar todas as movimentações de débitos, antecipações, taxas e atrasos de recebimento.

Se houver divergência nas vendas, os responsáveis pelo sistema de conciliação de cartões devem contatar a operadora para reparar o erro. Taxas cobradas em desacordo contratual é um exemplo de divergência na qual o erro é simplesmente informado. Portanto, é necessário que alguém agilize a negociação comercial.

Conciliação bancária

Tudo o que a operadora de cartão credita em suas contas bancárias é visto nessa conciliação. É nessa etapa que você poderá checar se recebeu todas as vendas registradas, confrontando a previsão de pagamento da operadora com o que realmente recebeu.

De que forma esse assunto pode se tornar um pesadelo?

Ao mesmo tempo em que a conciliação de cartões pode ser uma ferramenta incrível e essencial para a saúde financeira do seu negócio, se ela não for tratada de forma estratégica e experiente, pode simbolizar um verdadeiro gargalo.

Se a operadora que você contratou não depositar exatamente o valor que você precisa receber, será que você vai perceber? Vai acreditar que a sua conta deu errado e que a operadora está sempre correta? Vai tapar os olhos e seguir adiante? Vai atribuir o erro na conta à cobrança de alguma taxa que vem e vai, sem nem saber exatamente o que é?

No mercado atual, há cobranças para qualquer passo que você queira dar nesse sentido. A taxa de transação e o aluguel são exemplos de pagamentos do qual você não poderá fugir, se quiser vender por meio de cartões.

Quem não controla essas taxas pode nem perceber um aumento, por exemplo, trimestral. Se você tiver um contrato assinado que prevê esse tipo de mudança, já é bom saber que o aumento das taxas não será tratado como ilegal. Em muitos casos, a cobrança de aluguel das máquinas não é tão clara quanto parece. Até mesmo o aluguel dos equipamentos podem subir de preço, por isso, é necessário ter atenção máxima.

A falta de uma boa conciliação de cartões podem gerar um prejuízo que mexe com os números da sua empresa. É como uma torneira vazando gotinhas a cada minuto e que, tempos depois, representam o gasto de uma cisterna inteira. Por isso, se você quer impedir que a torneira continue vazando, leia este artigo até o final.

Como realizar a boa gestão da conciliação de cartões?

Aposte em um sistema automatizado

Muita gente foge da conciliação de cartões porque perde muito tempo com ela. O registro de cada papelzinho de venda toma tempo, sem contar as chances de erro humano. Por conta disso, é altamente recomendável que a sua empresa opte pela automatização desse processo.

Isso pode ser feito por meio de uma empresa específica que realiza essas etapas, ou por meio de um software que você pode instalar no seu próprio computador. Hoje em dia, o mercado está repleto de opções para empresas de todos os tamanhos (inclusive há uma atenção especial voltada para pequenos negócios).

Confira as taxas por bandeira/operadora

Será que você sabe mesmo quanto está pagando por bandeira e operadora? Quem não quer perder grana com isso precisa acompanhar cada taxa cobrada. Se o empreendedor ignora essa etapa, acaba precificando o produto de forma errada, podendo ser engolido pelas contas.

Tenha muito cuidado com isso! Será que você está pagando uma tarifa inadequada e exorbitante sem sequer notar? Procure avaliar. Fique atento e busque sempre controlar tudo o que está sendo pago.

Fique de olho no extrato bancário

Uma conciliação completa envolve o agrupamento dos extratos da sua maquininha e de cada operadora. Para saber se todos os pagamentos foram creditados em sua conta da forma que você esperava, compare o extrato bancário com o saldo inicial e final do seu controle interno.

Além disso, guarde todas filipetas, pois elas ajudam na hora de conferir os extratos. Esses comprovante spodem ser de grande utilidade para confirmar compras não reconhecidas.

Seja constante

Quem já está acostumado com a prática de fazer a conciliação de cartões uma vez na semana pode comprovar: a constância mata grande parte das divergências. Opte por fazer o controle financeiro uma vez por semana. Como consequência, o volume das transações será sempre moderado e as diferenças notadas poderão ser resolvidas com muito mais agilidade. A finalização é outro processo importante e que, preferencialmente, deve ser feito diariamente.

Agora que você já sabe o que observar na conciliação de cartões e como esse processo pode ser definitivo para as finanças da sua empresa, nada de ficar parado. Aproveite para conferir nosso artigo sobre a importância e utilidade da nota em seu negócio.